OKR را می توان یکی از باسابقه ترین روش های هدف گذاری بلندمدت دانست. نام این سیستم همیشه در کنار شرکت های بزرگ و غول های استارتاپی از جمله Google،‌ Microsoft، Linked-In، Twitter و بسیاری دیگر آورده می شود که تقریبا به صورت همیشگی در حال رشد و پیشرفت هستند و به جرات می توان گفت یکی از دلایل پیشرفت آن ها OKR بوده است. درواقع سیستم OKR امتحان خود را به عنوان سیستم هدف گذاری و مدیریت هدف به خوبی پس داده است. این موضوع باعث می شود این سوال برای تان مطرح شود که واقعا OKR چیست و چگونه می توانید در کار و حتی زندگی شخصی خود از آن استفاده نمایید؟

Objectives And Key Results که به اختصار OKR شناخته می شود، روشی برای تعریف و پیگیری اهداف و نتایج آن ها است که معمولا به صورت فصلی (سه ماهه) و سالانه تعریف می شوند. ایده این روش در سال ۱۹۷۰ توسط Andy Grove  برای اولین بار در شرکت اینتل مطرح و پیاده سازی شد. پس از آن در سال ۱۹۹۹، John Doerr مجددا این ایده را با اندکی تغییر در شرکت گوگل ارائه و پیاده سازی نمود و تاکنون نیز موثر و مورد استقبال بوده و همچنان از آن استفاده می گردد.

در واقع OKR یک فرآیند مدیریت رهبری بسیار موفق بوده که هدف آن ایجاد ارتباط بین شرکت، تیم ها و افراد است. به طور کلی در این روش اهداف شرکت، تیم ها و اشخاص با مشارکت یکدیگر تعریف و مشخص شده و معیارها و روش هایی نیز برای اندازه گیری میزان پیشرفت و دستیابی به آن اهداف در نظر گرفته می شود. با استفاده از این روش،‌ شما نه تنها از وظایف و کارهای مربوط به خود اطلاع داشته و برای تحقق آن تلاش میکنید، از اهداف، برنامه ها و روند کار و پیشرفت سایر افراد و همکاران تان نیز مطلع شده و می توانید نظرات خود را با آن ها درمیان بگذارید.

شروع کار با روش OKR تا حدی سخت و چالش برانگیز است و افرادی که میخواهند آن را برای مدیریت کارها و اهداف خود استفاده نمایند ممکن است در صورت نداشتن شناخت کافی و برنامه ریزی صحیح، نتوانند بیش از ۲ تا ۳ فصل از آن استفاده نمایند.

OKR  چیست و چگونه طراحی می شود؟

اگر بخواهیم به توضیح مفاهیم اصلی این موضوع، یعنی Objectives And Key Results، بپردازیم می توان با دو سوال ساده اما کاربردی شروع نمود که پایه و اساس روش OKR است:

۱) به چه می خواهید دست یابید؟

۲) چگونه به آن دست خواهید یافت؟

پاسخ سوال اول در واقع تعیین کننده اهداف و یا Objectives است و سوال دوم نیز نتایج کلیدی و روش کار که همان Key Results است را مشخص می نماید. Objective اهداف بلندپروازانه ای است که می توانید برای شرکت، تیم و همچنین افراد در نظر بگیرید. Key Result مراحلی قابل اندازه گیری است که باید برای دستیابی به هدف مورد نظر خود آن را طی کنید. این استاندارد از بالاترین سطح شرکت تا افراد مشغول، تکرار می شود و باعث ایجاد نوعی هماهنگی بین اهداف و تعامل بین افراد جهت دستیابی به اهدافشان، که در راستای دستیابی به هدف اصلی شرکت است، می گردد.

در ادامه می خواهیم شما را با مفهوم دیگری در این زمینه آشنا کنیم که بخش مهمی از فلسفه OKR را شامل می شود: مجموعه از وظایف روزانه که انجام می دهید و ابتکارات عملی که برای دستیابی به هدفتان به خرج می دهید و در OKR با عنوان برنامه های هفتگی و یا Weekly Plans شناخته می شوند.

با شناخت سه مفهوم اهداف، نتایج کلیدی و برنامه هفتگی و تشخیص آن ها از یکدیگر، می توانید قدم مهمی در تعریف OKR خود، که اولین و یکی از مهم ترین مراحل پیاده سازی این روش است، بردارید.

به این دلیل که تعریف و توضیح مفاهیم OKR موضوعی است که با جستجو در اینترنت، به راحتی به آن دست می یابید و هدف اصلی از این مقاله توضیح مسائل کاربردی و تا حد امکان بیان چالش های پیاده سازی این روش است به این میزان از توضیحات بسنده کرده و به سایر موضوعات مهم می پردازیم.

همانطور که گفته شد اولین و یکی از مهم ترین مراحل پیاده سازی روش OKR تعریف صحیح و دقیق اهداف (Objectives) و نتایج کلیدی (Key Results) است.

در ابتدای کار برروی اهدافی (Objectives) که می خواهید در این فصل (سه ماهه جاری از سال) به آن ها دست یابید تمرکز کنید و با توجه به آن هدف سعی کنید تا به سوالات زیر پاسخ دهید:

• آیا دستیابی به این هدف به تحقق اهداف شرکتتان کمک می کند؟
• آیا هدف مورد نظر شما به اندازه کافی محرک و امیدبخش است؟
• آیا تحقق این هدف سبب پیشرفت و حرکت شرکت تان به سمت جلو می گردد؟
• آیا هدف شما محدود به زمان است؟
• دستیابی به هدف مورد نظرتان در چه بازه زمانی امکان پذیر است؟ (فصلی و یا سالانه)

درواقع پاسخ این سوالات، ویژگی هایی ست که اهداف شما می بایست آن ها را داشته باشد تا هدف مناسبی جهت دستیابی و پیاده سازی در OKR باشد. همانطور که انتظار می رود در روند تعریف» Objectives نباید» هایی نیز وجود دارد که اطلاع از آن ها، دید واضح تری در این زمینه به شما خواهد داد و شامل موارد زیر است:

• دسترسی به اهداف تان نباید آسان باشد: اهداف شما باید بلندپروازانه باشند اما توجه داشته باشید که اهداف خود را طوری در نظر بگیرید که تحقق ۳/۲ آن در طول دوره فصلی پیش رو امکان پذیر باشد. چنانچه پیش از پایان فصل جاری موفق به دستیابی کامل به هدف خود شدید، احتمالا شما به اندازه کافی بزرگ فکر نکرده اید. همچنین اگر در انتهای فصل، به هیچ یک از اهدافتان دست نیافتید،‌ امکان پذیر است تحقق هدفتان نیازمند بازه زمانی بیشتری، مانند دوره سالانه، باشد.
• اهداف تان نباید در مقیاس بزرگی مانند یک پروژه باشد.
• اهداف تان نباید در مقیاسی بسیار کوچک مانند وظیفه و برنامه های محدود روزانه و هفتگی باشد.

حال با توجه به نکات ذکر شده،‌ جهت افزایش درآمد یک شرکت، Objective هایی در نظر گرفته شده که به بررسی آن ها می پردازیم:

• دست یافتن شرکت به رتبه سوم رشد درآمد فصلی: این مثال می تواند هدفی مناسب باشد چرا که اهداف OKR می بایست بلندپروازانه، محدود به زمان، نوگرایانه و آینده نگر باشند.
• افزایش سطح درآمد شرکت: این هدف بلندپروازانه، محرک و محدود به زمان نبوده بنابراین می توانید آن را هدفی غیرکاربردی و نادرست برای روش OKR قلمداد کنید.

توجه داشته باشید چنانچه به تازگی با روش OKR آشنا شده اید، برای پیاده سازی، بیش از ۳ هدف تعیین نکنید تا تجربه کافی در این زمینه را کسب نمایید.

پس از مشخص نمودن Objective های خود، نوبت به تعیین Key Results برای هریک از اهداف تان می رسد. به یاد داشته باشید نتایج کلیدی و یا Key Results روش هایی هستند که شما به وسیله آن ها، میزان دستیابی به هدف مربوطه را اندازه گیری می کنید. ویژگی هایی که در تعیین روش های کلیدی خود باید به آن ها توجه داشته باشید شامل این موارد است:

• KR باید معیّن و خاص باشد.
• KR باید قابل سنجش و اندازه گیری باشد.
• KR باید دست یافتی و قابل وصول باشد.
• KR باید منجر به اندازه گیری و رتبه دهی هدف شود.
• KR باید چالش برانگیز باشد. (سخت باشد اما نشدنی نباشد)

درمقابل «نباید» هایی نیز وجود دارند:

• KR نباید باینری (۰/۱) باشد: نتایج کلیدی باید قابل اندازه گیری با پارامترهای عددی باشند و مرتبا بروز شوند.
• KR ها وظایفی که شما باید به آن ها دست یابید نیستند: پروژه ها و وظایف مهم هستند و دستیابی به هدف تان را محقق می نمایند، اما KR ها باید با استاندارد مختص خود قابل اندازه گیری باشند.

موارد زیر مثال های KR مناسبی برای مثال objective ذکر شده هستند:

• افزایش درآمد جدید تا سقف ۱۰۰ هزار دلار
• کاهش ۱۰ الی ۱۵ درصدی ریزش کاربر در فصل اول کاری
• همکاری با ۳۰۰ مشتری جدید

مورد زیر نیز یک مثال KR نامناسب برای Objective نمونه ما است:

• راه اندازی خط جدید کسب وکار: این نتیجه کلیدی از لحاظ عددی قابل اندازه گیری نمی باشد، ارتباط آن با Objective مورد نظر ما نیز واضح نمی باشد. با بررسی سایر ویژگی ها، این مثال را می توان یک پروژه و یا Objective مجزا درنظر گرفت.

اشتباهات رایج در پیاده سازی OKR

اگر در شروع راه استفاده از OKR هستید و تجربه زیادی در این زمینه ندارید، ممکن است هنگام پیاده سازی این روش دچار خطاها و اشتباهاتی شوید و به نتیجه مطلوب خود دست نیابید. در این بخش ۵ مورد از رایج ترین اشتباهاتی که در طراحی و استفاده OKR رخ می دهد را مورد بحث قرار داده ایم.

۱)  اهداف شما یا بسیار سخت و چالش برانگیز اند و یا به اندازه کافی چالش برانگیز و محرک نیستند: ممکن است فکر کنید دستیابی ۱۰۰ درصدی به هدفتان در یک دوره فصلی بسیار عالی ست اما در اغلب موارد، تحقق کامل یک هدف در یک فصل، نشان دهنده این مسئله است که شما هدف خود را آسان درنظر گرفته اید. البته به این نکته نیز توجه داشته باشید که اهداف شما باید محرک و سخت باشد اما از توان و عهده تیم و شرکت شما خارج نباشد

۲)  مرور و بازیینی نکردن OKR هایی که تعیین و تنظیم نموده اید: شما و تیم تان باید در بازه های زمانی مرتب و کوتاه مدت درمورد  OKRهای خود صحبت کنید، آن ها را بازبینی و بروزرسانی کنید. در پیاده سازی OKR پیشنهاد می شود که برنامه هفتگی با تیم تان جهت مرور اهداف و نتایج کلیدی خود برگزار کنید، در غیر این صورت ممکن است تا پایان فصل کاری، از مسیر اصلی خود که منجر به دستیابی اهداف تان می گردد، خارج شوید.

۳)  اهداف و یا نتایج کلیدی بسیاری دارید: داشتن اهداف و یا نتایج کلیدی زیاد در یک فصل کاری، تمرکز شما را از اولویت های تان سلب می نماید. همانطور که گفتیم بهتر است در هر فصل، حداکثر ۳ هدف تعیین نمایید و برای هریک از اهداف تان حداکثر ۳ الی ۵ نتیجه کلیدی درنظر بگیرید. برنامه ریزی در این سطح و حجم کاری، از پیچیدگی روال کار کاسته و مدیریت اهداف بهتر صورت می پذیرد.

۴)  Key Result هایی که انتخاب نموده اید قابل اندازه گیری نیستند: همانطور که گفته شد،‌ نتایج کلیدی می بایست عددی باشد تا به وسیله آن بتوانید میزان دستیابی به اهداف خود را اندازه بگیرید. مهم است که مفاهیم پایه Objective, Key Results و Weekly Plan را همیشه به یاد داشته باشید.

۵)  توجه نداشتن به تصویر کلی و هدف اصلی مجموعه: این مشکل زمانی رخ می دهد که اهداف شخصی نوشته شده توسط افراد در راستای پشتیبانی و تحقق اهداف شرکت نباشد، البته برعکس این موضوع،‌ یعنی درنظر گرفت نشدن اهداف و پیشرفت شخصی افراد مجموعه، هنگام طراحی OKR شرکت نیز، سبب مشکل و آسیب به روند OKR خواهد شد. به عنوان مدیر و مسئول شرکت، باید با رهبر تیم ها در ارتباط بوده و تعامل داشته باشید. از سوی دیگر، افراد و کارمندان شرکت تان نیز باید به این موضوع اشراف داشته باشند که فعالیت های آن ها تاثیر بسزایی در تحقق اهداف شرکت دارد. برای ایجاد این هماهنگی و همسویی فکری در اعضا، در تمامی مراحل، چه هنگام طراحی OKR و چه در طی مسیر دستیابی به اهداف، داشتن جلسات و همفکری با اعضا را فراموش نکنید.

با تمامی این تفاسیر روش OKR در عین سادگی، سخت و فریبنده نیز هست و وجود خطا و شکست های متفاوت در طی این مسیر نیز دور از انتظار نیست،‌ بنابراین در این زمینه ابزارهای کاربردی مانند سایت WWW.Weekdone.com طراحی شده است که بستر مناسبی برای ایجاد این ارتباط بین افراد در فرآیند OKR ایجاد می کند.